Умение грамотно вести беседу по телефону является немаловажной составляющей для того, чтобы произвести впечатление успешного человека. Также этот навык необходим сотрудникам компаний для грамотного представления фирмы и решения проблем с деловыми партнерами. Прочитав данную статью, вы освоите основные секреты успешных телефонных переговоров и за пару минут минут разговора, сможете создать образ грамотной бизнес-леди.
1. Следите за интонацией.
Постарайтесь во время телефонного разговора улыбаться, это послужит тому, что ваш голос будет звучать доброжелательно, уделите особое внимание интонации, так как собеседник вас не видит, и от этого будет зависеть его настроение и первое представление о вашей компании.
Важно во время разговора следить за своей осанкой, нежелательно сидеть, развалившись на стуле, от этого меняется тембр голоса и появляется интонация апатии и незаинтересованности. Если разговаривать стоя, то речь может получиться излишне торопливой, поэтому необходимо разговаривать, сидя на стуле, держа правильную осанку, это позволит вам мобилизоваться и вы почувствуете, как ваша речь станет напориста и энергична.
Прислушайтесь к темпу речи собеседника, постарайтесь подстроиться под него. При медленном и размеренном разговоре не торопите его, это может помешать ему, проследить за ходом ваших мыслей, а если собеседник говорит быстро, то и отвечать нужно соответственно, скорее всего, у него мало времени, и ваша нерасторопность может вывести его из себя.
2. Научитесь правильно здороваться.
Основной и самой важной частью телефонного разговора является приветствие, оно способно настроить вас на необходимый тон беседы, поэтому здесь тоже просматривается много тонкостей и нюансов.
Я думаю, вы согласитесь с тем, что словосочетание «добрый день» звучит и воспринимается более приятно, чем «здравствуйте». Для более неформального общения можно применять приветствия типа «Доброе утро» и «Добрый вечер». В деловом разговоре рабочим днем считается время с 9.00 до 18.00ч, поэтому, астрономическое время здесь не столь важно.
Ответы на деловой звонок типа «Алло» и «Да» недопустимы, так как собеседнику надо дать понять, что он правильно дозвонился. Для этого первыми словами должны быть название фирмы и ваша должность.
При разговоре первым свое имя и должность называет звонящий, но если нужного вам человека вы не застали на месте, то, за исключением случая необходимости передачи ему какой-либо информации, можно и говорить информацию о себе.
Прежде чем излагать цель своего звонка, после того, как представитесь, поинтересуйтесь у собеседника, есть ли у него время выслушать вас. Если вы звоните на мобильный телефон, то тем более важно спросить, может ли он разговаривать, так как человек в это время может быть где угодно. Таким подходом к разговору вы покажете свое уважение к его времени.
Если вы отвлекли человека звонком и по каким-то причинам разговор затянулся, не торопитесь с извинениями. Прежде всего, поблагодарите собеседника за уделенное вам время, это позволит избежать извиняющегося тона, и от чувства, что звонок был несвоевременным, не останется и следа.
3. Не заставляйте ждать.
Нельзя слишком настойчиво и долго дожидаться ответа, время ожидания не должно превышать 5-6 гудков.
Чтобы не ошарашить звонящего внезапным ответом и не создать впечатление бездельника, не стоит бросаться к телефону после первого же гудка. Оптимальным вариантом ответа на звонок считается 2-3 гудка. Данный подход является хорошим тоном и способствует экономии времени звонящего.
Во время деловых звонков очень некстати лирические отступления, нужно помнить, что чем короче разговоры, тем меньше рабочего времени вы отнимете у своих партнеров или клиентов.
4. Избегайте пауз.
В деловом разговоре недопустимы длительные паузы, даже минутное ожидание может нервировать и вывести из себя самого спокойного собеседника.
Иногда, во время разговора приходится отвлекаться на другие, более важные на этот момент дела, поэтому необходимо определиться, что для вас является более срочным. В таком случае лучше извиниться и попросить перезвонить позже или перезвонить самостоятельно.
Мы все заранее готовимся к докладам, всякого рода выступлениям, так почему бы и к деловому разговору не подготовиться заранее? Ведь каждый из нас сталкивался с тем, что приходилось названивать снова и снова, чтобы уточнить какие-либо пропущенные детали разговора, искать нужный документ, чтобы продиктовать необходимую информацию, что, несомненно, раздражало собеседника. Поэтому можно предварительно составить список вопросов, подготовить интересующую информацию и т.д.
5. Давайте развернутые ответы.
Чтобы не производить негативного впечатления, старайтесь избегать односложных ответов. Не вешайте быстро трубку, не отвечайте просто «да» или «нет» на поставленные вопросы, старайтесь давать полные и исчерпывающие ответы. Не перебивайте человека на полуслове. Также можно давать и дополнительную информацию по интересующему собеседника вопросу.
Если позвонили вашей коллеге, которая в данный момент отсутствует, то обязательно поинтересуйтесь, не нужно ли передать ей какую-либо информацию или сообщите, когда именно возможно ей перезвонить.
Совет дня, для успешной карьеры. «Краткость – сестра таланта». Учитесь говорить коротко и по существу. Нормальная продолжительность делового звонка не должна превышать пяти минут, поэтому избегайте лирические отступления. Разговоры “о погоде” и о моде, приберегите для неформального общения.
[sc:podelis ]|
|
